Avec Silae Expense, gérez les dépenses de votre entreprise tout en veillant à la conformité
Présentation
SILAE EXPENSE offre des solutions de gestion des notes de frais, indemnités forfaitaires et dépenses professionnelles. Ces solutions sont conçues pour les moyennes et grandes entreprises.
Basée sur sur la technologie Deep Learning, l’application peut être utilisée par l’ensemble des collaborateurs depuis leur mobile ou téléphone portable (aussi bien IOS ou Androïd). Le processus est optimisé allant du scan des reçus jusqu’à l’intégration dans les SILAE RH PRO et SILAE PAIE.
Un Module Clé en Main
Silae Expense s’intègre nativement à l’écosystème Silae RH Pro pour vous offrir un module clé en main.
Pour vos notes de frais, en fonction des règles de comptabilité de votre organisation RH, soyez assurés de respecter toutes les contraintes légales.
Ce module inclut un utilisateur actif par dossier.
Votre entreprise gagne du temps !
Laissez à vos collaborateurs la liberté d’effectuer des demandes de remboursement en quelques clics via l’application native. Reçus papiers, factures numériques, forfaits journaliers, formation ou frais kilométriques, avec la solution Silae Expense, les collaborateurs peuvent les soumettre à tout moment, en temps réel.
De plus, pour plus de flexibilité dans la gestion de vos notes de frais, ce module intègre l’archivage à valeur probante. Ainsi, les notes enregistrées au format numérique ont la même valeur qu’au format papier. Ainsi, vous pouvez conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans votre coffre-fort numérique à valeur probante qui satisfera à tous les contrôles fiscaux et URSSAF.
Optimiser la gestion des dépenses !
Ce module vous permet d’optimiser et d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles collaborateurs et externes. La digitalisation des notes de frais contribue à l’enrichissement de l’offre proposée aux salariés et apporte une réponse aux évolutions de votre fonction.
Parce qu’il est essentiel d’avoir une politique de dépenses pour votre entreprise, rédigez également une politique de dépenses claire. Elle aide avant tout l’équipe dirigeante à déterminer comment les collaborateurs peuvent utiliser l’argent de l’entreprise.
L’intégration de SILAE EXPENSE dans votre SIRH et tous les outils en rapport avec votre base collaborateurs se fait dans le respect de la protection des données personnelles (RGPD).
Bref, Silae Expense c’est l’assurance de bénéficier de puissants outils d’analyse financière qui intègrent toutes vos données en un seul endroit et vous apportent transparence pour transformer vos dépenses en une source de profit.
Une application native facile à intégrer
Une installation en quelques minutes
SILAE Expense s’intègre nativement à votre écosystème RH – et non l’inverse – afin que vous puissiez bénéficier d’une solution ouverte et facilement intégrable. Profitez ainsi d’un déploiement en douceur et par étapes. Pour booster votre productivité, cette solution proposée par le Cabinet Bultim est disponible partout, sécurisée et conforme aux dernières évolutions du marché.
Le format natif dans IOS ou Android est celui qui s’adapte le mieux à chaque smartphone. Ainsi, votre application sera toujours à jour. Cette caractéristique offre une interface agréable, fluide et une expérience plus immersive.
La puissance de l’OCR
Bénéficiez d’une fonctionnalité innovante et performante
Silae Expense a développé son propre OCR (système de reconnaissance de caractères) pour fiabiliser le processus de numérisation et d’extraction des données.
Toutes vos dépenses sont digitalisées en temps réel. Dès lors que vous avez pris en photo votre reçu, vous pouvez le jeter. Toutes les données provenant de vos justificatifs sont automatiquement extraites (le vendeur, la catégorie de la dépense, les totaux avec la devise et le pays, le détail de la TVA), transmises et analysées en quelques secondes. Vous pouvez enfin rationaliser votre processus de gestion des dépenses.
La dématérialisation est depuis 2019 en règle avec l’administration fiscale et la réglementation, par conséquent, avec notre solution dématérialisée vous avez accès à un coffre-fort numérique sécurisé qui garantit la fiabilité de vos justificatifs.
Et avec le traitement numérique des factures papier, vous réduisez drastiquement l’impact écologique de votre entreprise. Silae Expense transmet automatiquement tous les justificatifs dans votre coffre-fort.
Le respect des normes financières
Libérez-vous des contraintes légales avec une solution sécurisée
D’une part, Silae Expense vous permet d’être en conformité avec le cadre légal. Les justificatifs sont conservés selon les règles décrites par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, et pendant une durée légale d’au moins 6 ans. Les justificatifs numérisés sont stockés au format PDF dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) certifié aux normes. Ils sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires.
La solution Silae Expense a été pensée pour satisfaire tous les utilisateurs et veiller au respect des normes inclusives. La création des notes de frais est essentiellement faite sur mobile. Il est donc nécessaire de garantir l’accessibilité de notre solution à tous. Sur smartphone, seules les applications nativement mobiles supportent les options d’accessibilité ( la loupe, la police de caractères, le colorblind, ou encore le voice over, le talk back, etc.). Sur le Web, notre solution respecte le référentiel WCAG 2.0 niveau AA, le RGAA niveau AA qui garantit l’accès à tous.
D’autre part, pour que la solution réponde à vos besoins, vous pouvez définir vos règles de contrôle, de validation ainsi que des barèmes de remboursement. L’intégration de la solution de SILAE dans votre SIRH et tous les outils en rapport avec votre base collaborateurs se fait dans le respect de la protection des données personnelles (RGPD).
Silae Expense présente donc de nombreux avantages pour les TPE et PME.
Son fonctionnement, en lien avec Silae RH PRO et Silae Paie, lui permet de faire gagner énormément de temps à votre entreprise et à vos collaborateurs.
La transmission et la conservation des justificatifs assurent à votre entreprise une organisation simplifiée et respectueuses des différentes législations.
Notre équipe est à votre disposition pour toute démonstration de SILAE Expense et reste à votre écoute par le moyen de communication qui vous est le plus agréable.
Nous contacter
FAQ et Questions Fréquentes
Oui Silae RH est accessible depuis n’importe quel ordinateur (Windows, Mac) et depuis n’importe quel navigateur (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, etc…).
Oui, le Cabinet Bultim dispose d’une équipe de gestionnaires de paie. Ces gestionnaires peuvent vous accompagner et vous guider dans l’utilisation du logiciel Silae RH. Ils peuvent également répondre à l’ensemble de vos questions, par téléphone, mail, Microsoft Teams, sur la gestion de vos paies.
Les entreprises de tous secteurs, tailles, types et emplacements peuvent bénéficier d’un service complet d’externalisation de la paie et d’outils RH.. Cependant, elles doivent tenir compte de la qualité du service fourni et de la technologie utilisée pour exécuter cette mission.
L’externalisation de la paie est particulièrement utile si votre entreprise:
- N’a pas d’équipe interne dédiée au suivi financier ou administratif.
- A besoin que l’équipe dédiée au suivi financier et administratif se concentre sur des tâches stratégiques en dehors de la paie.
- Fonctionne à l’échelle internationale, mais n’a pas d’experts paie dans chaque pays.
- Ne dispose pas des moyens techniques et de la veille règlementaire.
- Est préoccupée par le respect de la réglementation actuelle ou future.
Enfin, chaque entreprise est différente. Pour cette raison, elles doivent effectuer une analyse approfondie de leur situation pour choisir le bon prestataire.
Une analyse est en effet primordiale. Cette analyse nécessite la prise en compte de facteurs spécifiques, notamment:
- La taille de l’effectif et nombre de personnes exerçant les fonctions de paie en interne.
- L’impact sur les employés qui assumaient les fonctions de paie de l’entreprise – seront-ils transférés dans d’autres secteurs ou le Cabinet Bultim va t il jouer un rôle support ou d’assistance?
- Quel est le niveau de connaissance et d’expertise en matière de paie dans l’entreprise?
- Transformer les coûts associés aux fonctions de paie (veille règlementaire, outils techniques…) en un coût variable proportionnel à la taille de l’effectif a t elle du sens pour l’entreprise?
Des lignes directrices et des processus pour assurer la collaboration sont contractuellement établis.
Le transfert d’informations et de communication doit être le plus simple et le plus complet. Les entreprises doivent partager des informations essentielles sur leur main-d’œuvre avec le fournisseur de services tiers, telles que les noms, les salaires, les taux horaires ou quotidiens, les feuilles de temps, les politiques de congés et de maladie, les indemnités de dépenses et toute autre donnée impliquée dans le calcul de la paie.
Étant donné que les informations partagées sont sensibles, le Cabinet BULTIM s’engage à protéger ces informations et à respecter un accord de sécurité et de confidentialité. Les données sont cryptées et conservées sur des serveurs basés en France.
Le Cabinet BULTIM utilise ensuite les informations pour calculer la paie et payer vos employés à temps ou dans les délais convenus. Le Cabinet Bultim s’occupe également de la conformité des bulletins, des charges sociales et des rapports.
Travailler avec le Cabinet Bultim c’est : des gains de temps, minimiser les dépenses, empêcher les erreurs et garantir la conformité, plus de réactivité !
